Informativa sulla privacy

Introduzione

Dall'11 dicembre 2018, il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni dell'Unione europea è disciplinato dal regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2018[1]. Il regolamento segue i principi e le norme sanciti nel regolamento generale sulla protezione dei dati[2].

Le informazioni riportate qui di seguito si basano sugli articoli 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725.

Perché trattiamo i tuoi dati?

Insieme‑per.eu è una piattaforma collaborativa online che mira a incoraggiare i cittadini e le organizzazioni a partecipare alla democrazia.

La piattaforma è di proprietà dell'Unione europea, rappresentata dal Parlamento europeo, ed è stata sviluppata per consentire ai cittadini e alle organizzazioni di svolgere un ruolo attivo per un futuro migliore nell'UE. Essa permette ai cittadini e alle organizzazioni di interagire con la community insieme-per.eu e di condividere iniziative, attività ed esperienze attraverso contenuti multimediali come clip audio, video, immagini e testi. Gli utenti possono inoltre condividere storie e testimonianze personali, registrare iniziative ed eventi, suggerire e organizzare eventi per il resto della community e contribuire con materiale promozionale per supportare le comunicazioni del Parlamento.

La raccolta e il successivo trattamento dei tuoi dati personali sono necessari per gestire la piattaforma insieme‑per.eu e le seguenti funzionalità corrispondenti: 

  • rendere più agevoli la procedura di registrazione e l'accesso alla piattaforma insieme‑per.eu;

  • fornire ai partecipanti informazioni pertinenti sugli eventi e facilitare la partecipazione alle attività organizzate dal Parlamento e dalla community;

  • inviare comunicazioni quali e-mail, newsletter e inviti (questo richiede la gestione di elenchi di contatti e-mail), il che può comportare la profilazione per poterti inviare informazioni attinenti ai tuoi interessi; la decisione di inviare informazioni è collegata automaticamente alle preferenze definite dall'utente; ciò vale per tutti gli utenti registrati;

  • presentare, condividere e moderare i contributi degli utenti registrati;

  • accedere ai forum;

  • partecipare a concorsi organizzati dal Parlamento;

  • perseguire fini statistici e analitici;

  • garantire il funzionamento e la manutenzione sicuri della piattaforma insieme‑per.eu;

  • promuovere le attività del Parlamento.

Possono essere realizzati sondaggi in forma anonima per valutare i risultati e le attività organizzate dal Parlamento. Nei sondaggi vengono raccolti solo dati aggregati e anonimizzati

Qual è la base giuridica per il trattamento dei tuoi dati personali?

La base giuridica è l'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725, che stabilisce che l'interessato deve aver espresso il consenso al trattamento dei suoi dati personali per una o più finalità specifiche.

Ai concorsi online si applica l'articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) 2018/1725, in base al quale il trattamento dei dati personali deve essere necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato.

Inoltre, il trattamento si basa sulla decisione dell'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo del 17 giugno 2019[3], descritta nel processo verbale della riunione ordinaria dell'Ufficio di presidenza del 17 giugno 2019, in cui i deputati al Parlamento europeo hanno sottolineato l'importanza di mantenere, anche dopo le elezioni, una rete consolidata di partner pubblici e privati e osservato che la comunicazione con i cittadini in relazione al Parlamento deve costituire un lavoro costante, non uno sforzo isolato da compiere ogni cinque anni prima delle elezioni. I tuoi dati personali sono trattati conformemente alle condizioni descritte all'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725. I compiti connessi alla campagna istituzionale di informazione e comunicazione del Parlamento sono svolti nell'interesse pubblico e si basano sul quadro strategico di esecuzione del Segretariato generale del Parlamento.

Il Parlamento tratterà i tuoi dati personali nella maniera necessaria allo svolgimento di tali compiti e, se del caso, solo se avrai espresso un consenso inequivocabile al loro trattamento. Nel procedere al trattamento dei tuoi dati personali il Parlamento europeo perseguirà unicamente le finalità per le quali gli sono stati trasmessi.

Chi è il responsabile del trattamento dei tuoi dati? (Titolare del trattamento)

Il Parlamento funge da titolare del trattamento e i tuoi dati saranno trattati sotto la responsabilità congiunta della Direzione degli Uffici di collegamento e della Direzione delle Campagne d'informazione della Direzione generale della Comunicazione del Parlamento europeo, rappresentata dal direttore degli Uffici di collegamento e dal direttore delle campagne d'informazione.

Per maggiori informazioni è possibile contattare i titolari del trattamento all'indirizzo dataprotection@together.eu.

Quali dati personali trattiamo?

I dati raccolti dipendono dal tipo di utente.

Utenti non registrati

Nel caso degli utenti non registrati, per motivi di sicurezza può essere trattato solo l'indirizzo IP. Queste informazioni sono conservate per dieci giorni.

Utenti registrati e contributori

Informazioni necessarie

Per creare un account sulla piattaforma sono necessarie le informazioni seguenti:

  • nome e cognome;

  • regione e paese di residenza;

  • dati di contatto (ad esempio, indirizzo e-mail);

  • lingua preferita.

Il Parlamento tiene inoltre traccia dei tassi di apertura delle e-mail e di altre metriche (ossia la percentuale di clic e la frequenza di rimbalzo) a fini statistici e di comunicazione.

Informazioni facoltative

  • dati di contatto (ad esempio, numero di telefono, indirizzo, ecc.);

  • immagine del profilo;

  • link ai social media, ad esempio account Facebook o Twitter;

  • preferenze per le comunicazioni future, incluse le preferenze di abbonamento e le aree di interesse selezionate per le quali hai scelto di ricevere maggior informazioni;

  • numero di utenti che si sono registrati grazie ad altri utenti attraverso la piattaforma, a fini statistici e di comunicazione;

  • la tua immagine (foto e video) raccolta durante gli eventi.

In alcune circostanze i cittadini potranno condividere volontariamente le informazioni con la community presentando testimonianze, materiale audiovisivo ed eventi. In questi casi sarà richiesto un ulteriore consenso, valido solo per uno specifico materiale testimoniale o audiovisivo che sarà condiviso sul sito web. Il rappresentante di un'organizzazione registrata può anche fornire informazioni sull'organizzazione in termini di informazioni pubbliche e potenziali campagne organizzate. I contenuti proposti dagli utenti saranno innanzi tutto convalidati dall'équipe che verifica che siano conformi alle condizioni e al codice di condotta del sito web.

Nel caso dei concorsi online organizzati sui social media o su altri canali attraverso la piattaforma, potrebbero essere previsti ulteriori passaggi che richiedono il trattamento di dati aggiuntivi (dati relativi al passaporto e/o al conto bancario). L'interessato sarà chiaramente informato riguardo alle condizioni specifiche.

Organizzazioni registrate

Oltre ai dati raccolti come utente registrato, al rappresentante di un'organizzazione registrata può essere chiesto di fornire le seguenti informazioni supplementari:

  • posizione lavorativa e settore di attività all'interno dell'organizzazione, per gli utenti che si registrano come rappresentanti di un'organizzazione.

Amministratori

  • Indirizzo e-mail professionale.

Chi ha accesso ai tuoi dati personali e a chi sono comunicati?

Access to your personal data is provided to the authorised Parliament staff members and contractors responsible for carrying out this processing operation according to the ‘need-to-know’ principle. These employees abide by statutory, and when required, additional confidentiality agreements. 

Il personale autorizzato dei servizi del Parlamento coinvolti nel progetto insieme‑per.eu ha accesso ai dati personali raccolti tramite un'apposita piattaforma di interfaccia amministrativa per la gestione del progetto e per azioni di follow-up che potrebbero essere necessarie per ulteriori finalità di trattamento (ad esempio, richiesta dell'interessato). È importante notare, tuttavia, che i dati sono accessibili solo in base al principio della necessità di sapere, in particolare: 

  • l'équipe informatica del Parlamento ha accesso ai dati strettamente necessari per fornire un adeguato supporto tecnico e logistico (ad esempio Helpdesk, gestione dei diritti di accesso, manutenzione della piattaforma);

  • gli amministratori avranno accesso a tutti i dati personali forniti durante la registrazione.

Il Parlamento non comunica i dati a terzi diversi dai destinatari citati, né condivide i tuoi dati personali con terzi a fini di marketing diretto.

I tuoi dati possono essere trasferiti alle autorità competenti (Corte dei conti europea, Corte di giustizia dell'Unione europea, Garante europeo della protezione dei dati o Ufficio europeo per la lotta antifrode) soltanto se previsto dalla legge o nel caso di un audit o di un procedimento giudiziario.

Questa piattaforma può contenere link verso altri siti web. Poiché il Parlamento europeo non ha alcun controllo su tali siti, ti invitiamo a verificare la loro politica in materia di rispetto della privacy.

Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

Il periodo di conservazione dipenderà dai dati e dal profilo dell'interessato.

Utenti non registrati

L'indirizzo IP degli utenti che non dispongono di un account e navigano semplicemente nel sito web viene registrato a fini di sicurezza. I file di registro contenenti tali dati sono cancellati dopo dieci giorni.

Utenti registrati, contributori e organizzazioni

Poiché è essenziale che il Parlamento mantenga una comunicazione costante con i cittadini a lungo termine, non è stata fissata alcuna data di scadenza per i dati raccolti per tali profili.

Al fine di rafforzare il controllo sui dati personali sono state adottate le seguenti misure:

  • Ricorderemo periodicamente, dopo ogni elezione europea, a tutti i membri della community (ossia a tutti gli interessati) che possono revocare il loro consenso e chiedere la cancellazione dei loro dati in qualsiasi momento.

  • In ogni comunicazione e-mail figurerà una clausola di esclusione della responsabilità che spiega come eliminare i dati dal sistema e/o annullare l'abbonamento alle nostre comunicazioni via e-mail.

  • Nella fase della registrazione, se un account non è debitamente convalidato entro 15 giorni, tutti i dati raccolti per tale account saranno cancellati.

Amministratori

Le informazioni sono conservate per tutto il tempo in cui l'utente deve avere accesso all'interfaccia amministrativa.

Eventi

Le foto e i video realizzati con il consenso dell'interessato durante un evento saranno conservati per un anno.

Concorsi

Se nel contesto di un concorso specifico verranno raccolti dati supplementari, il periodo di conservazione di tali dati sarà comunicato agli interessati.

I tuoi dati personali saranno condivisi con un paese o con un'organizzazione extra UE?

Il Parlamento non condividerà i tuoi dati personali con un paese o un'organizzazione extra UE.

Il Parlamento si impegna a proteggere la sicurezza dei tuoi dati personali. Utilizziamo diverse tecnologie e procedure di sicurezza per proteggere i tuoi dati personali da un accesso, un utilizzo o una divulgazione non autorizzati. La piattaforma insieme-per.eu è ospitata in un servizio cloud supportato da Amazon Web Services (AWS). Il Parlamento ha stipulato un contratto con AWS nell'ambito di una procedura interistituzionale ristretta che include varie clausole di protezione dei dati al fine di garantire il rispetto del regolamento (UE) 2018/1725.

In base a tali disposizioni contrattuali, i servizi di cloud devono essere prestati esclusivamente nell'UE. Ai fini di insieme‑per.eu non sono richiesti né utilizzati servizi offerti dal contraente che potrebbero richiedere il trasferimento di dati al di fuori dello Spazio economico europeo.

Inoltre, e nonostante il fatto che i server utilizzati per l'archiviazione siano ubicati nell'UE, la cifratura dei dati conservati nei server cloud è garantita dal fatto che è il Parlamento ad attuare la condivisione dei dati.

Quali sono i tuoi diritti in relazione al trattamento dei tuoi dati personali e come puoi esercitarli?

In quanto "interessato" godi di diritti specifici a norma del capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725. Per quanto riguarda il trattamento, puoi esercitare i seguenti diritti: 

  • diritto di accedere ai tuoi dati personali;

  • diritto di rettificare i tuoi dati personali, se inesatti o incompleti;

  • diritto di cancellare i tuoi dati personali;

  • se del caso, diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati personali;

  • diritto alla portabilità dei dati;

  • diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali effettuato lecitamente ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a);

  • se hai espresso il consenso al trattamento in questione, diritto di revocarlo in qualsiasi momento mediante notifica al titolare del trattamento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

Gli interessati che desiderano esercitare i loro diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725 possono inviare un'e-mail all'indirizzo dataprotection@together.eu o inviare una richiesta tramite la loro area personale sul sito web. La richiesta sarà inviata a dataprotection@together.eu e sarà trattata mediante un sistema di ticketing integrato nella soluzione software. Un'équipe centrale tratterà le richieste e terrà traccia di tutte le azioni a esse correlate.

A chi rivolgersi per una domanda o un reclamo?

Il tuo primo punto di contatto è dataprotection@together.eu.

In caso di perplessità/reclami in merito al trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattare in qualsiasi momento il responsabile della protezione dei dati del Parlamento (Data-Protection@europarl.europa.eu).

Il responsabile della protezione dei dati del Parlamento garantisce l'applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 all'interno dell'Istituzione. L'indirizzo del responsabile della protezione dei dati è il seguente:

Responsabile della protezione dei dati
Parlamento europeo
2, rue Alcide De Gasperi
L-1615 Lussemburgo

Hai il diritto di presentare in qualsiasi momento un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) in relazione al trattamento dei tuoi dati personali.

Il Garante europeo della protezione dei dati funge da autorità di controllo indipendente e garantisce che tutte le istituzioni e tutti gli organi dell'UE rispettino il diritto alla vita privata delle persone nel trattamento dei loro dati personali.


[1] Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

[2] Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

[3] Decisione dell'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo del 17 giugno 2019 concernente le norme di attuazione del Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.